PRIVACYBELEID SCOUTINGGROEP ST.LAURENTIUS 2018

Het privacybeleid van scoutinggroep St. Laurentius is terug te vinden via www.scoutinglaurentius.nl, of op te vragen via het secretariaat via info@scoutinglaurentius.nl. Vrijwilligers van scouting St. Laurentius kunnen het privacybeleid ook terugvinden in de besluitenlijst van scoutinggroep St. Laurentius.

Het privacybeleid, zal wanneer nodig, worden aangepast. De uitgavedatum staat weergegeven in de kop van dit document. De meest actuele versie is terug te vinden op de website van onze groep.

In het privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door scoutinggroep St.Laurentius onder andere via het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland.

LIDMAATSCHAPSREGISTRATIE EN FINANCIËLE GEGEVENS

Lidmaatschapregistratie verloopt via een papieren inschrijfformulier welke je per post opstuurt aan het secretariaat. De gegevens op het formulier worden gebruikt voor jouw inschrijving in SOL en als SEPA-machtiging.

SCOUTS ONLINE (SOL)

Na inschrijving in SOL is het lidmaatschap effectief geworden en ben je lid van de scoutinggroep St. Laurentius (onze groep) en Scouting Nederland (de overkoepelende landelijke vereniging).

Deze gegevens zijn inzichtelijk door het lid zelf en de personen voor wie het noodzakelijk is om bij die gegevens te komen: bijvoorbeeld gegevensbeheerders, de penningmeester en de eigen leiding.

Hoe er tijdens je lidmaatschap en daarna wordt omgegaan met de gegevens die in SOL staan kun je teruglezen op www.scouting.nl/privacy

SEPA

Onderdeel van het inschrijfformulier is het invullen van een doorlopende SEPA-machtiging. Ook deze gegevens worden in SOL ingevoerd. Omdat het inschrijfformulier tevens een SEPA-machtiging is wordt het inschrijfformulier fysiek bewaard door de secretaris. De secretaris en de penningmeester hebben toegang tot deze fysieke formulieren.

Na uitschrijving bij scoutinggroep St. Laurentius worden de inschrijf- /SEPA formulieren vernietigd.

WIJZIGINGEN

Je kunt ten alle tijden zelf de gegevens wijzigen in SOL viahttp://sol.scouting.nlof door een mailtje te versturen aan de ledenadministratie: info@scoutinglaurentius.nl.

CONTACTINFORMATIE EN GEZONDHEIDSGEGEVENS

St. Laurentius zet zich in voor een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk vaak in een klein hoekje en kan het nodig zijn om een arts te bezoeken. Voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst (weekend of kamp) is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid: bijvoorbeeld verzekeringsgegevens, voedselallergieën of medicijnengebruik. Onderdeel van het kampformulier zijn dan ook vragen met betrekking op voedselallergieën en medicijnengebruik. In het geval van medische noodzaak worden deze gegevens gedeeld met de behandelend arts. Medische informatie wordt alleen op de kamp/ weekendformulieren opgeslagen en dus niet op een andere manier (dus geen scans, kopieën, digitale registratie, etc). De kampformulieren worden fysiek bewaard door de (bege)leiding en worden direct aan het einde van het kamp weer vernietigd.

ONLINE MEDIA EN BEELDMATERIAAL

De St. Laurentiusgroep maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van de St. Laurentiusgroep en als herinnering. Promotie kan digitaal via bijvoorbeeld sociale media of www.scoutinglaurentius.nl of op papier, zoals flyers en posters. Bij het invullen van het inschrijfformulier wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd weer in te trekken door een e-mail te versturen aan secretariaat@scoutinglaurentius.nl.

De St. Laurentiusgroep verstuurt vier keer peer jaar een nieuwsbrief per e-mail aan haar leden. Alle jeugdleden en/of hun ouders ontvangen deze nieuwsbrief op het e-mailadres dat staat geregistreerd in SOL.

WEBSITE

Op scoutinglaurentius.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen. Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.
Berichten op www.scoutinglaurentius.nl kunnen ingesloten (embedded) inhoud bevatten (bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen, berichten, etc.). Ingesloten inhoud van andere websites gedraagt zich exact hetzelfde alsof de bezoeker deze andere website heeft bezocht.

Deze websites kunnen data over jou verzamelen, cookies gebruiken, tracking van derde partijen insluiten en je interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief de interactie met ingesloten inhoud als je een account hebt en ingelogd bent op die website.

ARCHIEF

Scoutinggroep St.Laurentius heeft in een fysiek archief in eigen beheer. Het archief loopt vanaf de oprichting van scoutinggroep St. Laurentius in 1932 tot en met heden. In het archief worden onder andere: logboeken, foto’s, dia’s en notulen bewaard. Het archief heeft voor onze groep een grote historische waarde. Het archief is inzichtelijk voor (oud)leden. Op afspraak is het archief ook inzichtelijk voor historici. In principe worden documenten in het archief niet vernietigd. Indien een (oud)lid beroep doet op het recht van vergetelheid dan zal het verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland behandeld worden.

NIEUWSBRIEF BUREN

De lente is weer begonnen en dat betekent dat onze scoutinggroep ook vaker zal gaan kampvuren. Erg gezellig natuurlijk, maar het kan vervelend zijn als u op dat moment de ramen open heeft.

Daarom versturen wij vanuit onze groep een keer per maand een info-mailing met daarin de kampvuurdata van die maand. Ook geven wij in die info-mailing kort weer welke extra activiteiten er op ons terrein gaan plaatsvinden.

Mocht u zich willen opgeven voor deze mailing, dan kunt u dat doen door een mailtje te sturen aan: info@scoutinglaurentius.nl

Uw mailadres wordt dan opgenomen in een maillijst. De maillijst wordt beheerd door de secretaris van de vereniging. Bij een mailing is uw mailadres onzichtbaar voor de overige geadresseerden.

Wilt zich weer afmelden dan kunt u dat doen via een berichtje aan datzelfde mailadres. De secretaris zal uw mailadres daarna verwijderen uit de maillijst.

GEVEGENS VAN LEIDING EN ANDERE VRIJWILLIGERS

Voor het goed functioneren van scoutinggroep St. Laurentius achten wij een vlotte communicatie tussen de vrijwilligers noodzakelijk. Bij het inschrijven als vrijwilliger geeft de vrijwilliger dan ook expliciet toestemming dat telefoon- en e-mailgegevens tussen de vrijwilligers van onze groep gedeeld worden. Bijvoorbeeld door opgenomen te worden in relevante appgroepen voor leiding of werkgroep of als contactpersoon naar ouders toe.

Als leiding krijg je een account voor de online opslagomgeving (Own-cloud) van Scouting St. Laurentius. Voor dit account wordt je voornaam en het e-mailadres dat bekend staat in SOL gebruikt. Wanneer je als leiding stopt wordt het account en de bijbehorende gegevens weer verwijderd.

Van elk lid van 18 jaar en ouder en van vrijwilligers die jonger zijn dan 18, wordt bij scoutinggroep St. Laurentius geëist dat zij een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aanvragen en inleveren bij de het secretariaat van scoutinggroep St. Laurentius. Deze VOG wordt verwerkt in SOL en daarna fysiek bewaard door de secretaris. VOG worden elke vijf jaar opnieuw aangevraagd of wanneer een vrijwilliger een functie krijgt waarvoor een uitgebreidere VOG nodig is. Bij overhandiging van een nieuwe VOG krijgt de vrijwilliger de oude VOG terug.

DATALEKKEN

Het kan gebeuren dat, ondanks de voorzorgsmaatregelen, persoonsgegevens bij iemand terecht komen die daar geen recht van inzage op hebben. Bijvoorbeeld: een kampformulier raakt kwijt of een foto wordt per ongeluk geüpload. In dat geval spreken we van een datalek. Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd. Wanneer leden vermoeden dat een datalek heeft plaatsgevonden dan kunnen zij daar bij scoutinggroep St.laurentius melding van maken door een mailtje te versturen aan het secretariaat info@scoutinglaurentius.nl.

RECHT OP VERGETELHEID (RTBF) EN INZAGE GEGEVENS (SAR)

Indien een lid beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting St. Laurentius binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@scoutinglaurentius.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen. this text.